Tagessatz-Abrechnung 2026 — was Wohnheim-Betreiber jetzt anpassen müssen

Was zum 01.01.2026 wirklich neu ist

Berlin hat zum 1. Januar 2026 zwei parallel laufende Anpassungen aktiviert, die für Betreiber von Gemeinschaftsunterkünften, Notunterkünften und Trägerwohnungen direkt in die Tagessatz-Kalkulation einfließen:

1. AV Wohnen 2026 — die Ausführungsvorschriften zur Gewährung von Leistungen für Unterkunft und Heizung wurden zum Jahreswechsel novelliert. Die neuen Richtwerte für Bruttowarmmiete, Heizkostenpauschale und Bedarfsgemeinschaftszuschläge sind seit dem 01.01.2026 verbindlich für alle Bewilligungen nach SGB II und SGB XII.
2. GStU-Tagessatz-Modul — das im Februar 2025 in Tegel pilotierte System rechnet seit Q1 2026 vollständig tagesgenau ab. Der monatliche Pauschalansatz entfällt für alle ans GStU-System angebundenen Standorte.

Wer beide Änderungen nicht in seiner Kalkulation und Software abgebildet hat, riskiert ab Q2 2026 Rechnungs-Rückläufer aus dem LAF und den Bezirksämtern.

Bestandteile des Tagessatzes 2026 — was sich neu kalkuliert

Der Tagessatz für eine GStU-Unterkunft setzt sich aus vier Hauptblöcken zusammen. Drei davon haben sich zum 01.01.2026 verändert.

• Unterkunftskosten (Miete + Nebenkosten): nach AV Wohnen 2026 — Richtwerte etwa 4,8 % über dem Vorjahr, dynamisch je BG-Größe.
• Heizkostenpauschale: 1,89 €/m²/Monat (vorher 1,75 €) — rund 8 % höher.
• Personal- und Betreuungskosten: nicht mehr frei verhandelbar — der GStU-Mindestpersonalschlüssel ist verbindlich. Wer darunter liegt, bekommt den Tagessatz gekürzt.
• Sach- und Verwaltungskostenpauschale: von 9,5 % auf 11 % gestiegen.

Konkret: Wer Anfang 2025 mit einem Tagessatz von 38,40 € pro Platz kalkuliert hat, landet 2026 bei rund 41,80 € — vorausgesetzt, die GStU-Mindestpersonalstandards werden eingehalten. Liegt Ihre Personalausstattung darunter, wird der Tagessatz gekürzt; liegt sie deutlich darüber, wird die Differenz ohne dokumentierte Begründung nicht refinanziert.

Tagesgenaue Abrechnung — was das technisch heißt

Bisheriger Standard war die Abrechnung nach Belegung am Stichtag (meist Monatsmitte oder Monatsende) plus pauschale Leerstandsregelungen. Ab 2026 gilt für alle GStU-Standorte:

• Belegung wird sekundengenau im System geführt, abgerechnet wird aber pro angefangenem Belegungstag.
• An- und Abreisen am gleichen Tag lösen genau einen Belegungstag aus — nicht zwei und nicht null.
• Leerstand wird nur dann refinanziert, wenn er strukturell vereinbart ist (z. B. Reservekapazität für Notaufnahmen). Spontaner Leerstand ist Betreiber-Risiko.
• Zimmerwechsel innerhalb der Einrichtung sind nicht abrechnungsrelevant, müssen aber für die Belegungsstatistik dokumentiert werden.

Das klingt simpel, ist in der Praxis aber genau der Punkt, an dem manuelle Excel-Kalkulationen zusammenbrechen. Sobald eine Einrichtung mehr als 50 Plätze hat und Bewohner-Bewegungen täglich stattfinden, lässt sich die Tagessatzabrechnung kaum noch fehlerfrei per Hand führen.

Checkliste: Was Sozialträger jetzt prüfen müssen

Diese 9 Punkte sollten in den ersten zwei Mai-Wochen abgehakt sein:

1. Vertragsabgleich: Sind in den Betreiberverträgen die GStU-Standards 2026 referenziert? Wenn nein — Vertragsanpassung anstoßen.
2. Personalschlüssel-Audit: Entspricht die aktuelle Personalausstattung dem GStU-Mindeststandard für Ihren Einrichtungstyp? Lücken jetzt schließen, sonst gibt es Tagessatz-Kürzungen.
3. AV-Wohnen-Werte einpflegen: Die neuen Richtwerte für Bruttowarmmiete und Heizkosten in die Kalkulationsgrundlage übernehmen.
4. Sachkostenkalkulation überprüfen: Die Sach- und Verwaltungskostenpauschale ist von 9,5 % auf 11 % gestiegen — wenn Sie weiterhin 9,5 % ansetzen, lassen Sie Geld liegen.
5. Tagesgenaue Belegungserfassung: Ist Ihre Software in der Lage, An- und Abreisen sekundengenau zu erfassen und tagesgenau abzurechnen?
6. GStU-Anbindung klären: Hat Ihre Einrichtung bereits einen Roll-out-Termin für die GStU-IT-Anbindung? Beim LAF oder zuständigen Bezirk anfragen.
7. XRechnung-Export prüfen: Spätestens 2027 ist XRechnung Pflicht für die LAF-Abrechnung — das System sollte das heute schon können.
8. Leerstandsklauseln im Vertrag: Sind strukturelle Reservekapazitäten als refinanzierbar vereinbart oder hängt jeder Leerstand am Betreiber?
9. Mai-Abrechnung nach neuem Modell: Mindestens eine Probeabrechnung nach dem neuen Tagessatz-Modell durchspielen, bevor Q2 endet.

Häufige Fehler bei manueller Tagessatz-Kalkulation

In den letzten 18 Monaten haben wir bei rund 40 Trägern Kalkulationen gegengeprüft. Diese fünf Fehler tauchen am häufigsten auf:

• 1. Doppelter Belegungstag bei Zimmerwechsel. Ein Bewohner zieht von Zimmer 12 in Zimmer 14 um — manche Excel-Modelle zählen den Tag dann zweimal. LAF-Software erkennt das sofort, Rechnung wird zurückgewiesen.
• 2. An-/Abreise am gleichen Tag wird gar nicht abgerechnet. Wenn ein Bewohner morgens kommt und nachmittags ins Krankenhaus muss, ist das ein Belegungstag — nicht null.
• 3. Personalkostenpauschale auf 100 % Auslastung kalkuliert. Personal wird pro Platz und pro Tag berechnet, nicht pro tatsächlichem Bewohner. Das ist Vorgabe, kein Kalkulationsspielraum.
• 4. Heizkostenpauschale flach für alle Standorte. Die m²-basierte Pauschale unterscheidet sich je nach Gebäudealter und Energieträger. Eine Pauschale „für alle Häuser gleich" produziert Über- oder Unterkalkulationen.
• 5. Übergangsmonate falsch abgegrenzt. Bewohner, der am 28.12.2025 einzieht und am 03.01.2026 noch da ist — vier Tage zählen nach AV Wohnen 2025, drei Tage nach AV Wohnen 2026. Eine sauber konfigurierte Software trennt das automatisch beim Monatswechsel.

Wie Software die Tagessatz-Kalkulation 2026 abbildet

Eine spezialisierte Wohnheimverwaltungs-Software wie HOMES löst die Umstellung in drei Schritten:

1. Stammdaten-Update. Die neuen AV-Wohnen-Richtwerte 2026 werden zentral hinterlegt. Beim Erstellen jeder Kalkulation greift das System automatisch auf die zum Belegungszeitpunkt gültigen Werte zu — auch rückwirkend für Korrekturen.
2. Tagesgenaue Belegungs-Engine. Bewegungen werden bei Eingabe direkt auf den Belegungstag gemappt. Die Engine kennt die Sonderfälle (gleicher Tag An-/Abreise, Zimmerwechsel, Krankenhausaufenthalt) und rechnet konsistent — egal ob 5 oder 500 Bewohner.
3. Automatischer XRechnung-Export. Die Tagessatzabrechnung wird direkt als XRechnung im Format EN 16931 generiert, inkl. Leitweg-ID und GStU-konformer Belegungsspezifikation.

Sozialträger, die bereits HOMES einsetzen, haben die AV-Wohnen-Reform 2026 mit einem zentralen Stammdaten-Update umgesetzt — ohne Anpassung in einzelnen Einrichtungen.

Excel-Vorlage: Tagessatz-Rechner 2026

Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir eine kostenlose Excel-Vorlage bereit, die die neuen Bestandteile vorab kalkuliert — inklusive der AV-Wohnen-Werte 2026, dem GStU-Personalschlüssel und der angepassten Sachkostenpauschale.

Jetzt handeln

Die Umstellung ist machbar — wenn sie im Mai/Juni 2026 angegangen wird. Wer bis Q3 wartet, hat einen halben Jahresumsatz mit potenziell falschen Tagessätzen abgerechnet. Verwandte Lektüre: GStU-Umsetzungsgesetz und XRechnung für Wohnheimbetreiber.

Quellen: AV Wohnen Berlin 2026 (SenIAS, in Kraft 01.01.2026); GStU-Umsetzungsgesetz Drs. 19/2759 (16.09.2025); LAF-Hinweise zur Tagessatz-Abrechnung Q1/2026.