XRechnung Software für Wohnheim & Sozialträger
XRechnung Software ist eine Anwendung für die rechtskonforme Erzeugung, Validierung, Übermittlung und Archivierung elektronischer Rechnungen nach dem deutschen XRechnung-Standard 3.0 — basierend auf der europäischen Norm EN 16931 und der deutschen E-Rechnungsverordnung (E-RechV) in Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. HOMES generiert XRechnungen nativ in den Formaten UBL und CII, validiert jede Rechnung gegen das offizielle KoSIT-Schematron, versendet die fertige XRechnung heute schon per E-Mail-Anhang an die jeweilige Behörden-Eingangsadresse und archiviert Belege GoBD-konform für mindestens zehn Jahre. Der direkte Versand über die OZG-RE und das Peppol-Netzwerk ist in Entwicklung — die Anbindung erfolgt über einen Peppol Service Provider (z. B. Storecove). Ergänzend erzeugt HOMES auf Wunsch ZUGFeRD-PDFs für B2B-Empfänger, die ein hybrides Format bevorzugen.
In Berlin ist XRechnung der Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. HOMES liefert sie aus der Tagessatz-Abrechnung heraus, ohne separates ERP-Modul.
XRechnung-Funktionen, die wirklich greifen
Viele Wohnheim-Träger versuchen, XRechnung über Excel-Plugins, manuelle XML-Konverter oder Drittanbieter-Schnittstellen abzubilden. Das Ergebnis: instabile Belege, hohe Ablehnungsquote, manuelle Nacharbeit. HOMES erzeugt XRechnung am Ursprung der Daten — direkt aus der Tagessatz-Abrechnung.
Native UBL- & CII-Generierung
HOMES erzeugt beide XRechnung-Syntaxen direkt aus der Datenbank — UBL oder CII — je nach Vorgabe des Empfängers (z. B. CII, wenn der Empfänger ZUGFeRD-Hybrid bevorzugt). Kein Round-Trip über Konverter, keine Format-Inkonsistenzen.
Validierung gegen KoSIT-Schema
Vor jedem Versand validiert HOMES die XRechnung gegen das offizielle KoSIT-Schematron. Strukturfehler werden in der Mitarbeiter-Oberfläche markiert — Sie sehen exakt, welcher Pflichtwert fehlt, bevor die Behörde ablehnt.
Leitweg-ID-Verwaltung
Jeder behördliche Empfänger hat eine eigene Leitweg-ID. HOMES hinterlegt sie pro Kunde und füllt das Pflichtfeld automatisch — keine vergessenen Leitweg-IDs mehr, kein Wiederabschicken.
OZG-RE-Integration (in Entwicklung)
XRechnung-Export für die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE), über die auch einige Länder Rechnungen empfangen. Heute Versand per E-Mail-Anhang an die behördliche Eingangsadresse. Direktversand mit Status-Rückmeldungen (eingegangen, akzeptiert, abgelehnt) wird über einen Peppol Service Provider angebunden.
Peppol für DACH und EU (in Entwicklung)
Über das Peppol-Netzwerk wird HOMES Empfänger in Österreich, Belgien, Luxemburg, Schweden und weiteren EU-Ländern direkt erreichen — relevant für DACH-übergreifende Träger und EU-Förderprojekte. Anbindung an einen Peppol Service Provider ist in Entwicklung.
GoBD-konforme Archivierung
Jede generierte XRechnung wird unveränderlich abgelegt: Originalformat, Inhalts-Hash, Erzeugungs- und Versandzeitstempel, Verfahrensdokumentation. Bei Außenprüfung exportieren Sie prüfungsfeste Bündel auf Knopfdruck.
Wann Sie XRechnung wirklich brauchen
Das hängt davon ab, wem Sie Rechnungen stellen:
- ✓B2G-Abrechnung mit Berliner Bezirksämtern — in Berlin ist XRechnung der Standard, andere europäische Rechnungsformate nach EN 16931 werden akzeptiert. Berliner Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen; eine gesetzliche Pflicht für Lieferanten, sie zu stellen, besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht (vertragliche Vorgaben bleiben unberührt).
- ✓Senatsverwaltung und LFU (vormals LAF) — für Unterkünfte im IT-Fachverfahren GStU ist die Abrechnung perspektivisch über das Fachverfahren vorgesehen; darüber hinaus gelten die Vorgaben der jeweiligen Verträge.
- ✓Bund und Bundesländer — Lieferanten an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen seit dem 27.11.2020 elektronische Rechnungen ausstellen (E-Rechnungsverordnung des Bundes; Ausnahmen u. a. für Direktaufträge bis 1.000 Euro). Die EU-Richtlinie wird von Bund und Ländern umgesetzt; der Stand je Bundesland steht in der Ländersynopse der KoSIT.
- ✓B2B mit ZUGFeRD-Wunsch — Geschäftskunden (Catering-Dienstleister, Reinigungsunternehmen, Spendenpartner) bevorzugen oft das hybride ZUGFeRD-PDF — HOMES liefert beides aus einer Quelle.
- ✓B2B: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027/2028 — mit dem Wachstumschancengesetz müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen können. Ausstellen müssen sie strukturierte E-Rechnungen ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, alle übrigen ab 01.01.2028 (§ 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG). Wer heute XRechnung-fähig ist, ist auf beide Stichtage vorbereitet.
XRechnung in HOMES — Ende-zu-Ende
Aus Tagessatz-Logik direkt zur XRechnung
Wenn HOMES die Tagessatz-Abrechnung erzeugt, ist die XRechnung kein Folgeschritt — sie ist das Endprodukt. Belegungstage, Tagessätze, Steuerbeträge, Leitweg-ID, Kontaktdaten der Behörde fließen automatisch in das XML.
Validierung gegen das KoSIT-Schematron
Vor dem Versand prüft HOMES die XRechnung mit der offiziellen Validator-Konfiguration der KoSIT. Fehlerhafte Belege erreichen die Behörde nie — Sie sehen die Beanstandung in HOMES, korrigieren und versenden mit einem Klick.
Auswahl des richtigen Übertragungsweges
OZG-RE für Bundesbehörden und einige Länder, Peppol für internationale Empfänger, E-Mail-Eingang für freie Träger. HOMES versendet heute per E-Mail-Anhang an die behördliche Eingangsadresse und kennt pro Empfänger die korrekte Adresse. Direkter Versand über OZG-RE/Peppol ist über einen Peppol Service Provider in Entwicklung.
10-Jahres-Archiv mit Hash-Sicherung
GoBD verlangt unveränderliche Speicherung über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rechnungen: acht Jahre nach § 14b UStG). In HOMES ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen standardmäßig auf zehn Jahre gesetzt und nicht unterschreitbar. HOMES legt jede XRechnung im Originalformat ab, signiert mit Inhalts-Hash, und protokolliert jeden Statusübergang. Bei Betriebsprüfung ziehen Sie das Belegbündel auf Knopfdruck.
Behörden-Rechnungen ohne Excel-Stress
Lassen Sie HOMES Ihre XRechnungen erzeugen, validieren, übermitteln und archivieren — direkt aus der Tagessatz-Abrechnung. Kein zweites ERP, keine Excel-XML-Konverter, kein Stress.
Häufig gestellte Fragen zur XRechnung
Ein vom IT-Planungsrat als maßgeblich eingestufter XML-Datenaustauschstandard für E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland, basierend auf EN 16931. Gepflegt von KoSIT. Verfügbar in UBL und CII (Cross-Industry Invoice). Reine maschinenlesbare Datei, keine PDF.
Lieferanten an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen seit 27.11.2020 elektronisch abrechnen (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Im Land Berlin ist XRechnung der Standard und die Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen; eine gesetzliche Pflicht für Lieferanten, E-Rechnungen zu stellen, besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht — vertragliche Vorgaben bleiben unberührt. Für Wohnheim-Betreiber, die mit Bezirksämtern, LFU (vormals LAF), Senatsverwaltung oder Sozialamt abrechnen, kommt es daher auf die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers an.
Leitweg-ID des Empfängers, Rechnungsnummer/-datum, Käufer-/Verkäuferdaten (beim Verkäufer Steuernummer oder USt-IdNr.), Lieferdatum, Positionen mit Menge/Preis/Steuer, Steueraufschlüsselung, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. HOMES validiert vor Versand gegen KoSIT-Schematron.
HOMES versendet die KoSIT-validierte XRechnung heute per E-Mail-Anhang an die behördliche Eingangsadresse. Der direkte Versand an die OZG-RE (Bund und einige Länder) und das Peppol-Netzwerk ist über einen Peppol Service Provider in Entwicklung — Pilot-Träger erhalten frühen Zugriff.
Unveränderliche Speicherung über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rechnungen: acht Jahre nach § 14b UStG; in HOMES standardmäßig 10 Jahre, nicht unterschreitbar), lückenlose Verfahrensdokumentation. HOMES speichert XML im Original, Inhalts-Hash, Zeitstempel und Statusereignisse. Außenprüfung erhält prüfungsfestes Bündel.
XRechnung = reines XML, kein lesbares PDF. ZUGFeRD = hybrides Format (PDF + eingebettetes XML/CII). B2G: Für Bundesbehörden gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung (ERechV, grundsätzlich als XRechnung); in Berlin ist XRechnung der Standard, andere EN-16931-konforme Formate werden akzeptiert. B2B: ZUGFeRD verbreitet. HOMES erzeugt beide aus derselben Quelle.
Wohnheim-/Tagessatz-Logik ist DACH-übergreifend. XRechnung-Generierung (UBL/CII, KoSIT-validiert) und ZUGFeRD funktionieren heute auch für AT/CH-Empfänger; eingereicht wird der XML/PDF-Export derzeit manuell. Native Anbindung an e-Rechnung.gv.at (USP) und Schweizer Behörden-Portale via Peppol Service Provider ist in Entwicklung.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft Leistungen an andere inländische Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG): Für ab 01.01.2027 ausgeführte Umsätze gilt sie für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, für alle übrigen Aussteller ab 01.01.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze und Rechnungen an Endverbraucher sind nicht erfasst. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen nicht unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmer handelt (BMF-FAQ, Stand März 2026). In Berlin ist XRechnung der Standard und die öffentlichen Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen; eine Pflicht für Lieferanten, E-Rechnungen zu stellen, besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht — vertragliche Vorgaben bleiben unberührt.
Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen seit 01.01.2025. Ausstellen: Übergangsfrist bis 31.12.2026 (Papier/PDF), bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern gelten davon unabhängig eigene Regeln: Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen nicht unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmer handelt (BMF-FAQ). Bundesbehörden: Pflicht zur elektronischen Rechnung seit 27.11.2020 (ERechV). Land Berlin: XRechnung ist der Standard, Berliner Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen, eine Verpflichtung der Rechnungsstellenden besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht (vertragliche Vorgaben bleiben unberührt). HOMES erzeugt KoSIT-validierte XRechnungen und ZUGFeRD aus derselben Datengrundlage.
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