E-Rechnung 2025: Was Wohnheimbetreiber jetzt wissen müssen

E-Rechnung: Was hat sich seit Januar 2025 geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Das bedeutet: Jedes Unternehmen — einschließlich gemeinnütziger Träger und Wohnheimbetreiber — muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das hat das Wachstumschancengesetz festgelegt, das im März 2024 in Kraft trat.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine PDF per E-Mail. Es handelt sich um einen strukturierten elektronischen Datensatz im Format EN 16931, der von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Die beiden in Deutschland zugelassenen Formate sind XRechnung (reiner XML-Datensatz) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML).

Die Fristen: Wann müssen Sie aktiv werden?

Das Gesetz sieht großzügige Übergangsfristen vor — aber der Countdown läuft:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht vorerst aus.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase — Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ihr Rechnungsempfänger muss allerdings zustimmen.
• Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Frist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Viele soziale Träger und kleinere Wohnheimbetreiber fallen in diese Kategorie.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen, ohne Ausnahme.

Wichtig: Diese Fristen gelten für den Versand. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Wenn Ihnen ein Lieferant oder Kostenträger eine XRechnung schickt, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format brauche ich?

Die Wahl des Formats hängt davon ab, an wen Sie Rechnungen stellen:

• XRechnung ist der Standard für die öffentliche Verwaltung (B2G). Wer an Bezirksämter, das LAF, Sozialämter oder andere Behörden abrechnet, muss in der Regel XRechnung verwenden. Der Datensatz ist reines XML und benötigt eine sogenannte Leitweg-ID des Empfängers.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist flexibler und eignet sich für den B2B-Bereich. Das Format kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Vorteil: Empfänger ohne E-Rechnungs-Software können die PDF wie gewohnt lesen, während automatisierte Systeme die XML-Daten verarbeiten.

Für Wohnheimbetreiber, die sowohl mit öffentlichen Trägern als auch mit privaten Partnern abrechnen, ist die Empfehlung klar: Beide Formate unterstützen. Moderne Verwaltungssoftware für Gemeinschaftsunterkünfte generiert beide Formate direkt aus den Abrechnungsdaten — ohne manuelle Konvertierung.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch gemeinnützige Träger?

Ja — mit Einschränkungen. Die DSEE (Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt) und der Paritätische Wohlfahrtsverband haben die Rechtslage für Non-Profits wie folgt zusammengefasst:

• Rechnungen an andere Unternehmen (B2B): Die E-Rechnungspflicht gilt vollumfänglich — auch für gemeinnützige Organisationen, sofern sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG: Hier besteht keine E-Rechnungspflicht. Viele Leistungen in der Sozialwirtschaft fallen darunter (z.B. Betreuungsleistungen nach § 4 Nr. 18 UStG).
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Keine E-Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Ausgenommen.

In der Praxis bedeutet das: Ein Wohnheimbetreiber, der Tagessätze an ein Bezirksamt abrechnet (B2G), muss XRechnung verwenden. Wenn derselbe Betreiber Reinigungsleistungen an einen Subunternehmer abrechnet (B2B, umsatzsteuerpflichtig), greift ab 2027/2028 die allgemeine E-Rechnungspflicht.

Was muss Ihre Software können?

Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, brauchen Wohnheimbetreiber eine Software, die mindestens Folgendes bietet:

• E-Rechnungen empfangen und darstellen: Eingehende XRechnung-XML-Dateien müssen lesbar dargestellt werden — nicht nur der Rohcode.
• XRechnung-Export: Für die Abrechnung mit öffentlichen Trägern muss die Software eine EN 16931-konforme XRechnung generieren können, inklusive Leitweg-ID, Umsatzsteuer-Angaben und Zahlungsbedingungen.
• ZUGFeRD-Export: Für B2B-Rechnungen ist ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML die praktischste Lösung.
• Validierung: Die Software sollte E-Rechnungen vor dem Versand automatisch validieren — fehlerhafte XRechnungen werden von den Empfangssystemen der öffentlichen Hand abgewiesen.
• Archivierung: E-Rechnungen unterliegen den GoBD und müssen revisionssicher archiviert werden (10 Jahre Aufbewahrungspflicht).

HOMES integriert die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD direkt ins Rechnungsmodul. Tagessätze werden aus den Belegungsdaten berechnet, Rechnungen im Batch erstellt und auf Knopfdruck im gewünschten Format exportiert — ohne Medienbruch zwischen Belegung und Abrechnung.

Checkliste: E-Rechnung für Wohnheimbetreiber

Nutzen Sie die Übergangsfrist, um sich systematisch vorzubereiten:

• Sofort: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können (E-Mail-Postfach reicht vorerst).
• Bis Ende 2026: Identifizieren Sie, welche Ihrer Rechnungen B2G (öffentliche Träger), B2B (andere Unternehmen) und B2C (Privatpersonen) sind. Für B2G brauchen Sie die Leitweg-ID Ihres Rechnungsempfängers.
• Bis Mitte 2027: Implementieren Sie eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD generieren kann — oder stellen Sie sicher, dass Ihre bestehende Software ein Update dafür anbietet.
• Bis Ende 2027: Testlauf — senden Sie Ihre ersten E-Rechnungen und prüfen Sie, ob sie von den Empfangssystemen akzeptiert werden.
• Ab 2028: Alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

Fazit: Übergangsfrist nutzen, nicht aussitzen

Die E-Rechnungspflicht ist keine bürokratische Formalie — sie verändert grundlegend, wie Wohnheimbetreiber mit Kostenträgern und Partnern abrechnen. Wer jetzt handelt, hat zwei Jahre Vorlauf, um Prozesse sauber umzustellen. Wer abwartet, riskiert ab 2028 Rechnungen, die von Empfängern abgewiesen werden.

Für Betreiber, die bereits mit öffentlichen Trägern in Berlin abrechnen, lohnt sich die Umstellung doppelt: Das GStU-Umsetzungsgesetz verlangt ebenfalls digitale Datenlieferung und tagesgenaue Abrechnung. Eine integrierte Software, die sowohl GStU-Compliance als auch XRechnung-Export bietet, löst beide Anforderungen auf einmal.