XRechnung-Versandpflicht 2027/2028 für Unterkunftsbetreiber

Worum es geht: Vom Empfangen zum Ausstellen

In der öffentlichen Wahrnehmung gilt die E-Rechnung vielen Betreibern noch als Empfangsthema: Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Diese Empfangspflicht ist die erste Stufe einer mehrjährigen Umstellung. Die zweite Stufe — die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen und zu versenden — folgt für Leistungen an andere inländische Unternehmen ab dem Jahr 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 grundsätzlich für alle übrigen; nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze sind nicht erfasst.

Für die Betreiber von Gemeinschaftsunterkünften, Wohnheimen und sozialen Einrichtungen ist das mehr als eine formale Formatfrage. Sie rechnen Tagessätze und Leistungen regelmäßig gegenüber öffentlichen Kostenträgern ab — und für diese Rechnungen gelten je nach Auftraggeber eigene Vorgaben zur E-Rechnung. Dieser Beitrag erklärt die Versandpflicht-Timeline, ordnet die Besonderheiten der Sozialwirtschaft ein und zeigt, worauf es bei der Abrechnungssoftware ankommt.

1. Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Grundlage auf europäischer Ebene ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. In Deutschland ist die elektronische Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern über die E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt; die umsatzsteuerliche Definition der E-Rechnung findet sich in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

In der Praxis erfüllen in Deutschland zwei Formate die Anforderung: die XRechnung (ein reines XML-Format) und das hybride ZUGFeRD/Factur-X (ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz). Beide sind EN-16931-konform; welches Format der Empfänger akzeptiert, hängt von dessen Vorgaben ab — öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung.

2. Die Timeline: Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027

Die Umstellung auf die umsatzsteuerlich verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr erfolgt gestaffelt. Die zentralen Stufen ergeben sich aus dem im Bundesrat beschlossenen Gesetzespaket zur Wachstumsförderung (Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024) und werden in den Verwaltungshinweisen des Bundes konkretisiert:

• Seit 01.01.2025 — Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Übergangsweise dürfen Rechnungen noch in anderen Formaten ausgestellt werden.
• Ab 01.01.2027 — Ausstellungspflicht für größere Unternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.
• Ab 01.01.2028 — Ausstellungspflicht für alle übrigen: Die 800.000-Euro-Übergangsregel entfällt; Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben ausgenommen (§§ 33, 34, 34a UStDV).

Für die B2G-Beziehung — also die Abrechnung gegenüber Behörden — gelten eigene Regeln: Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen nach der BMF-FAQ nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung, soweit die Verwaltung nicht als Unternehmer handelt; daneben sind Lieferanten gegenüber öffentlichen Auftraggebern teils nach eigenen Vorschriften zur E-Rechnung verpflichtet, z. B. seit 27.11.2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Im Land Berlin gilt XRechnung als Standard; eine Verpflichtung der Rechnungsstellenden, E-Rechnungen zu stellen, besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht, ein elektronischer Rechnungsaustausch kann aber vertraglich vereinbart werden. Ab 2027 gilt im B2B-Geschäftsverkehr die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

3. Wen die 800.000-Euro-Schwelle erfasst

Die Schwelle von 800.000 Euro Vorjahresumsatz wirkt auf den ersten Blick hoch. Maßgeblich ist dabei der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG); herausgerechnet werden unter anderem Umsätze, die nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG steuerfrei sind. Wer mit den übrigen Umsätzen über der Schwelle liegt, für den ist die früheste Ausstellungsstufe — der 01.01.2027 — die relevante, nicht die spätere 2028er-Stufe.

Damit verschiebt sich der Vorbereitungshorizont nach vorn. Wer erst 2027 mit der Umstellung beginnt, beginnt zu spät, denn die Abrechnungsprozesse, die Stammdaten und die Rechnungsformate müssen vorher sauber stehen.

4. Gemeinnützige Träger: wo die Pflicht greift und wo nicht

Die Gemeinnützigkeit befreit nicht von der E-Rechnungspflicht — die Umsatzsteuerpflicht der einzelnen Leistung entscheidet. Für Träger in der Sozialwirtschaft ergibt sich daraus eine Aufteilung, die im laufenden Betrieb sauber getrennt werden muss:

• Rechnungen an andere Unternehmen (B2B): Die Pflicht gilt vollumfänglich, sofern umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht werden — auch bei gemeinnütziger Rechtsform.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: keine E-Rechnungspflicht. Ein erheblicher Teil der Leistungen in der Sozialwirtschaft fällt hierunter, etwa Betreuungsleistungen nach § 4 Nr. 18 UStG.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): keine E-Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: ausgenommen.

In der Praxis heißt das: Derselbe Träger stellt die Tagessatzrechnung an das Bezirksamt als XRechnung (B2G; in Berlin Standard, aber ohne gesetzliche Ausstellungspflicht), rechnet eine steuerfreie Betreuungsleistung nach § 4 Nr. 18 UStG weiterhin ohne strukturiertes Format ab und muss eine umsatzsteuerpflichtige Leistung an einen Subunternehmer wieder als E-Rechnung ausstellen — ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Drei Regime in einem Rechnungslauf — wer sie nicht auf Datenebene trennt, wendet zwangsläufig auf einen Teil der Rechnungen die falsche Regel an.

5. Die Sozialwirtschafts-Besonderheit: Leistungsabrechnung nach SGB

Eine Eigenheit der Sozialwirtschaft verkompliziert das Bild: Ein Teil der Leistungsabrechnung läuft nicht über klassische Rechnungen, sondern über die besonderen Abrechnungswege der Sozialgesetzbücher — etwa die Datenübermittlung zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern. Für solche Sozialleistungs-Abrechnungen können abweichende Regeln gelten, sodass nicht jede Zahlung automatisch in die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht fällt.

Für die Tagessatz- und Unterbringungsabrechnung gegenüber Kommunen, Bezirken und Landesbehörden gilt eine eigene Linie: Das sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, für die in der Regel nicht die umsatzsteuerliche Pflicht, sondern die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers maßgeblich sind (Berlin: XRechnung als Standard, keine Ausstellungspflicht für Rechnungssteller). Betreiber sollten daher früh prüfen, welche ihrer Abrechnungsströme unter die E-Rechnungspflicht fallen und welche über Sozialleistungs-spezifische Verfahren laufen — und ihre Software entsprechend trennen können.

In der Praxis betreibt ein Träger oft beide Welten parallel: Die Tagessatzrechnung an die Landesbehörde ist eine klassische B2G-Rechnung, bei der XRechnung in Berlin der Standard ist, während die Abrechnung einer betreuerischen Leistung gegenüber einem Sozialleistungsträger einem eigenen, gesetzlich geregelten Datenaustausch folgen kann. Wer beide Ströme in einem einzigen, undifferenzierten Rechnungslauf zusammenwirft, riskiert entweder formal fehlerhafte E-Rechnungen oder die unzulässige Behandlung einer Sozialleistungs-Abrechnung als gewöhnliche Rechnung. Die saubere Trennung auf Datenebene ist deshalb keine kaufmännische Kür, sondern Voraussetzung für die korrekte Anwendung der jeweiligen Pflicht. Genau hier zahlt sich eine Abrechnung aus, die den Rechtskreis und den Empfängertyp je Position kennt, statt sie erst am Ende manuell zuzuordnen.

6. Was die Abrechnungssoftware können muss

Eine Software für die XRechnung im Wohnheim-Kontext löst die Versandpflicht nur dann, wenn sie die strukturierte Rechnung nicht als nachträglichen Export, sondern als integralen Teil der Abrechnung erzeugt. Die Kernanforderungen:

1. Valide EN-16931-Ausgabe in XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Beide Formate müssen erzeugt werden können, weil unterschiedliche Empfänger unterschiedliche Vorgaben haben.
2. Korrekte Leitweg-ID und Pflichtfelder. Eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ohne valide Leitweg-ID wird zurückgewiesen.
3. Direkte Ableitung aus der Tagessatz-Abrechnung. Die Tagessatz-Abrechnung und die E-Rechnung dürfen nicht zwei getrennte Schritte sein; die Rechnung muss aus Belegungstagen × Satz × Kostenträger automatisch entstehen.
4. Trennung der Abrechnungsströme. B2G-Tagessatzrechnungen, klassische B2B-Rechnungen und Sozialleistungs-Abrechnungen müssen sauber auseinandergehalten werden.
5. GoBD-konforme Archivierung. Die strukturierte Rechnung muss revisionssicher und für eine Außenprüfung auswertbar abgelegt werden.

In HOMES entsteht die E-Rechnung aus demselben Datenbestand wie die Belegungsmeldung und die Tagessatz-Abrechnung: Aus der taggenauen Anwesenheit pro Person wird die Rechnungsposition abgeleitet, das System erzeugt daraus eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, und der Audit-Trail protokolliert jede Erzeugung. Wer heute schon B2G abrechnet, ist damit auf die B2B-Ausstellungspflicht ab 2027 vorbereitet, ohne den Abrechnungsprozess umzubauen.

7. Die Leitweg-ID: der häufigste Grund für zurückgewiesene Rechnungen

Jede XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber benötigt dessen Leitweg-ID — eine eindeutige Kennung, die die Rechnung im Empfängersystem an die zuständige Stelle routet. Fehlt sie oder ist sie fehlerhaft, wird die Rechnung technisch abgewiesen, bevor ein Mensch sie gesehen hat. Der Zahlungseingang verschiebt sich dadurch um Wochen — bei taggenauer Tagessatz-Abrechnung mit monatlichem Rechnungslauf ein spürbares Liquiditätsthema.

Drei Punkte aus der Praxis:

• Die ID steht im Vertragswerk oder wird beim Auftraggeber angefragt. Sie ist keine Angabe, die sich herleiten oder aus einer anderen Rechnung übernehmen lässt.
• Sie gehört an den Kostenträger-Stammsatz, nicht in die einzelne Rechnung. Wer sie je Rechnung manuell einträgt, produziert Tippfehler in genau dem Feld, das die Zustellung entscheidet.
• Sie ändert sich bei Umstrukturierungen. Nach Zuständigkeitswechseln auf Behördenseite läuft eine bis dahin gültige ID ins Leere — auffällig wird das erst am Rückläufer.

Die Übermittlung erfolgt je nach Empfänger über die Rechnungseingangsplattform des Bundes oder der Länder beziehungsweise über das PEPPOL-Netzwerk. Welcher Weg gilt, gibt der Auftraggeber vor; die Formatanforderung nach EN 16931 bleibt in beiden Fällen dieselbe.

8. Vorbereitungs-Checkliste für 2027

• Umsatzschwelle prüfen: Liegt der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027, nicht erst 2028.
• Abrechnungsströme kartieren: Welche Rechnungen gehen an öffentliche Auftraggeber (B2G), welche an Unternehmen (B2B), welche laufen über Sozialleistungs-Verfahren?
• Formate klären: Verlangen Ihre Kostenträger XRechnung, ZUGFeRD oder beides?
• Stammdaten vervollständigen: Sind Leitweg-IDs, Steuernummern und Pflichtangaben je Kostenträger hinterlegt?
• Software testen: Erzeugt Ihr System eine valide E-Rechnung direkt aus der Tagessatz-Abrechnung — oder ist es ein manueller Nebenprozess?

Wer diese Punkte 2026 abarbeitet, geht in die Versandpflicht 2027 ohne Last-Minute-Umbau.

Fazit

Die E-Rechnung ist für Unterkunftsbetreiber und Sozialträger längst kein reines Empfangsthema mehr. Ab 2027 müssen diejenigen von ihnen, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt, für Leistungen an andere Unternehmen strukturierte Rechnungen auch ausstellen, die übrigen grundsätzlich ab 2028 — und für die Tagessatzabrechnung gegenüber öffentlichen Kostenträgern gelten daneben die B2G-Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers (Berlin: XRechnung als Standard). Entscheidend ist, dass die E-Rechnung nicht als nachgelagerter Export, sondern als integraler Teil der Abrechnung entsteht. Dann wird aus der Pflicht ein automatisierter Routineschritt.