E-Rechnung ausstellen statt nur empfangen: Die XRechnung-Versandpflicht 2027/2028 für Unterkunftsbetreiber und Sozialträger

Worum es geht: Vom Empfangen zum Ausstellen

In der öffentlichen Wahrnehmung gilt die E-Rechnung vielen Betreibern noch als Empfangsthema: Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Diese Empfangspflicht ist die erste Stufe einer mehrjährigen Umstellung. Die zweite Stufe — die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen und zu versenden — folgt für die meisten Unterkunftsbetreiber und Sozialträger ab dem Jahr 2027.

Für die Betreiber von Gemeinschaftsunterkünften, Wohnheimen und sozialen Einrichtungen ist das mehr als eine formale Formatfrage. Sie rechnen Tagessätze und Leistungen regelmäßig gegenüber öffentlichen Kostenträgern ab — und genau diese Rechnungen müssen künftig als strukturierte E-Rechnung das Haus verlassen. Dieser Beitrag erklärt die Versandpflicht-Timeline, ordnet die Besonderheiten der Sozialwirtschaft ein und zeigt, worauf es bei der Abrechnungssoftware ankommt.

1. Was eine E-Rechnung rechtlich ist

Eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Grundlage auf europäischer Ebene ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. In Deutschland ist die elektronische Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern über die E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt; die umsatzsteuerliche Definition der E-Rechnung findet sich in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

In der Praxis erfüllen in Deutschland zwei Formate die Anforderung: die XRechnung (ein reines XML-Format) und das hybride ZUGFeRD/Factur-X (ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz). Beide sind EN-16931-konform; welches Format der Empfänger akzeptiert, hängt von dessen Vorgaben ab — öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung.

2. Die Timeline: Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027

Die Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B- und B2G-Verkehr erfolgt gestaffelt. Die zentralen Stufen ergeben sich aus dem im Bundesrat beschlossenen Gesetzespaket zur Wachstumsförderung (Bundesrat, Plenum 22.03.2024) und werden in den Verwaltungshinweisen des Bundes konkretisiert:

• Seit 01.01.2025 — Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Übergangsweise dürfen Rechnungen noch in anderen Formaten ausgestellt werden.
• Ab 01.01.2027 — Ausstellungspflicht für größere Unternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.
• Ab 01.01.2028 — Ausstellungspflicht für alle: Die Pflicht zur Ausstellung gilt dann unabhängig von der Umsatzgröße.

Für die B2G-Beziehung — also die Abrechnung gegenüber Behörden — gilt die strukturierte E-Rechnung bereits seit Längerem verbindlich. Wer Tagessätze an einen öffentlichen Kostenträger abrechnet, stellt damit faktisch schon heute in vielen Konstellationen eine E-Rechnung aus; ab 2027 verallgemeinert sich diese Pflicht auf den gesamten Geschäftsverkehr.

3. Warum die 800.000-Euro-Schwelle die meisten Träger erfasst

Die Schwelle von 800.000 Euro Vorjahresumsatz wirkt auf den ersten Blick hoch. In der Sozialwirtschaft ist sie es nicht: Ein Träger, der mehrere Unterkünfte mit zusammen einigen hundert Plätzen betreibt und diese taggenau gegenüber Kostenträgern abrechnet, überschreitet die Schwelle regelmäßig. Das bedeutet: Die früheste Ausstellungsstufe — der 01.01.2027 — ist für viele Betreiber die relevante, nicht die spätere 2028er-Stufe.

Damit verschiebt sich der Vorbereitungshorizont nach vorn. Wer erst 2027 mit der Umstellung beginnt, beginnt zu spät, denn die Abrechnungsprozesse, die Stammdaten und die Rechnungsformate müssen vorher sauber stehen.

4. Die Sozialwirtschafts-Besonderheit: Leistungsabrechnung nach SGB

Eine Eigenheit der Sozialwirtschaft verkompliziert das Bild: Ein Teil der Leistungsabrechnung läuft nicht über klassische Rechnungen, sondern über die besonderen Abrechnungswege der Sozialgesetzbücher — etwa die Datenübermittlung zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern. Für solche Sozialleistungs-Abrechnungen können abweichende Regeln gelten, sodass nicht jede Zahlung automatisch in die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht fällt.

Für die Tagessatz- und Unterbringungsabrechnung gegenüber Kommunen, Bezirken und Landesbehörden bleibt es jedoch bei der klaren Linie: Das sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die strukturiert auszustellen sind. Betreiber sollten daher früh prüfen, welche ihrer Abrechnungsströme unter die E-Rechnungspflicht fallen und welche über Sozialleistungs-spezifische Verfahren laufen — und ihre Software entsprechend trennen können.

In der Praxis betreibt ein Träger oft beide Welten parallel: Die Tagessatzrechnung an die Landesbehörde ist eine klassische B2G-Rechnung und damit E-Rechnungs-pflichtig, während die Abrechnung einer betreuerischen Leistung gegenüber einem Sozialleistungsträger einem eigenen, gesetzlich geregelten Datenaustausch folgen kann. Wer beide Ströme in einem einzigen, undifferenzierten Rechnungslauf zusammenwirft, riskiert entweder formal fehlerhafte E-Rechnungen oder die unzulässige Behandlung einer Sozialleistungs-Abrechnung als gewöhnliche Rechnung. Die saubere Trennung auf Datenebene ist deshalb keine kaufmännische Kür, sondern Voraussetzung für die korrekte Anwendung der jeweiligen Pflicht. Genau hier zahlt sich eine Abrechnung aus, die den Rechtskreis und den Empfängertyp je Position kennt, statt sie erst am Ende manuell zuzuordnen.

5. Was die Abrechnungssoftware können muss

Eine Software für die XRechnung im Wohnheim-Kontext löst die Versandpflicht nur dann, wenn sie die strukturierte Rechnung nicht als nachträglichen Export, sondern als integralen Teil der Abrechnung erzeugt. Die Kernanforderungen:

1. Valide EN-16931-Ausgabe in XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Beide Formate müssen erzeugt werden können, weil unterschiedliche Empfänger unterschiedliche Vorgaben haben.
2. Korrekte Leitweg-ID und Pflichtfelder. Eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ohne valide Leitweg-ID wird zurückgewiesen.
3. Direkte Ableitung aus der Tagessatz-Abrechnung. Die Tagessatz-Abrechnung und die E-Rechnung dürfen nicht zwei getrennte Schritte sein; die Rechnung muss aus Belegungstagen × Satz × Kostenträger automatisch entstehen.
4. Trennung der Abrechnungsströme. B2G-Tagessatzrechnungen, klassische B2B-Rechnungen und Sozialleistungs-Abrechnungen müssen sauber auseinandergehalten werden.
5. GoBD-konforme Archivierung. Die strukturierte Rechnung muss revisionssicher und für eine Außenprüfung auswertbar abgelegt werden.

In HOMES entsteht die E-Rechnung aus demselben Datenbestand wie die Belegungsmeldung und die Tagessatz-Abrechnung: Aus der taggenauen Anwesenheit pro Person wird die Rechnungsposition abgeleitet, das System erzeugt daraus eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, und der Audit-Trail protokolliert jede Erzeugung. Wer heute schon B2G abrechnet, ist damit auf die allgemeine Versandpflicht ab 2027 vorbereitet, ohne den Abrechnungsprozess umzubauen.

6. Vorbereitungs-Checkliste für 2027

• Umsatzschwelle prüfen: Liegt der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027, nicht erst 2028.
• Abrechnungsströme kartieren: Welche Rechnungen gehen an öffentliche Auftraggeber (B2G), welche an Unternehmen (B2B), welche laufen über Sozialleistungs-Verfahren?
• Formate klären: Verlangen Ihre Kostenträger XRechnung, ZUGFeRD oder beides?
• Stammdaten vervollständigen: Sind Leitweg-IDs, Steuernummern und Pflichtangaben je Kostenträger hinterlegt?
• Software testen: Erzeugt Ihr System eine valide E-Rechnung direkt aus der Tagessatz-Abrechnung — oder ist es ein manueller Nebenprozess?

Wer diese Punkte 2026 abarbeitet, geht in die Versandpflicht 2027 ohne Last-Minute-Umbau.

Fazit

Die E-Rechnung ist für Unterkunftsbetreiber und Sozialträger längst kein reines Empfangsthema mehr. Ab 2027 müssen die meisten von ihnen strukturierte Rechnungen auch ausstellen — und weil die Tagessatzabrechnung gegenüber öffentlichen Kostenträgern ohnehin in die B2G-Logik fällt, ist der Druck hier am größten. Entscheidend ist, dass die E-Rechnung nicht als nachgelagerter Export, sondern als integraler Teil der Abrechnung entsteht. Dann wird aus der Pflicht ein automatisierter Routineschritt.