Leitweg-ID Berlin & XRechnung: Was wirklich Pflicht ist

Kurzantwort: Was gilt für Rechnungen an Berliner Stellen?

Für Rechnungen an Berliner Stellen gilt XRechnung als Standard, und die öffentlichen Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen. Eine gesetzliche Pflicht der Lieferanten, E-Rechnungen zu stellen, besteht laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht; vertragliche Vereinbarungen bleiben unberührt. Wer elektronisch abrechnet, braucht die Leitweg-ID des Empfängers und reicht in der Regel über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE ein.

Wer Tagessätze gegenüber dem LFU (vormals LAF), Bezirksämtern oder Sozialämtern abrechnet, bewegt sich in drei Regelkreisen, die in der Praxis oft vermischt werden: dem Berliner Landesrecht, dem Umsatzsteuerrecht und dem eigenen Vertrag mit dem Auftraggeber. Dieser Beitrag trennt sie und nennt zu den rechtlichen Aussagen die Quelle; alle Quellen wurden am 19.09.2026 abgerufen. Ob Ihre Tagessätze umsatzsteuerfrei sind, entscheidet er ausdrücklich nicht, das gehört in die steuerliche Beratung. Den umsatzsteuerlichen Zeitplan fasst der Beitrag zur XRechnung-Versandpflicht 2027 zusammen.

Die Übersicht zeigt, was wann und für wen gilt. Die folgenden Abschnitte erläutern die einzelnen Zeilen.

Berliner Landesrecht: Annahmepflicht ja, Lieferantenpflicht nein

Das Land Berlin hat die Richtlinie 2014/55/EU im Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG) vom 4. März 2019 umgesetzt. Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten in Artikel 7, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber sicherzustellen; nach Artikel 9 lässt sie die Mehrwertsteuervorschriften unberührt. Die Einzelheiten regelt die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die laut Landesrechtsdatenbank in der Fassung vom 10.08.2021 seit dem 01.09.2021 gilt. Vier Aussagen sind für Betreiber wichtig:

• Annahmepflicht. Elektronische Rechnungen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge und zu Konzessionen ausgestellt werden, sind nach § 2 Abs. 1 BERG zu empfangen und zu verarbeiten; § 1 BERG stellt klar, dass das unabhängig vom Erreichen des EU-Schwellenwerts gilt. Die Ausnahme für Aufträge unterhalb der Schwelle war nach § 1 Abs. 3 ERechV bis zum 31.12.2025 befristet. Ob eine konkrete Leistungsbeziehung darunter fällt, erfragen Sie beim Auftraggeber; laut FAQ sind die Auftraggeber aufgefordert, über die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zu informieren.
• Standard. Nach § 4 Abs. 1 ERechV ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden; laut FAQ werden auch andere europäische Rechnungsformate akzeptiert, die der europäischen Norm entsprechen.
• Keine Lieferantenpflicht. § 3 Abs. 1 ERechV formuliert die Rechnungsstellung als Möglichkeit: Rechnungssteller „können“ Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln. Die FAQ der Senatsverwaltung für Finanzen sagt es ausdrücklich: „Im Land Berlin besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen. Die Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung des elektronischen Rechnungsaustausches bleibt hiervon jedoch unberührt.“ Papierrechnungen bleiben zulässig, denn laut FAQ ist in Berlin „keine grundsätzliche Ausstellungspflicht für Lieferanten geplant“.
• Vertrag. Vertragsparteien können nach § 1 Abs. 4 ERechV abweichend von den Ausnahmen in den Absätzen 2 und 3 im Einzelfall eine elektronische Rechnungsstellung nach der Verordnung vereinbaren. Prüfen Sie Betreiberverträge, Leistungsvereinbarungen und Bescheide deshalb auf Vorgaben zu Rechnungsform und Übermittlungsweg.

Eine häufige Verwechslung betrifft den Bund. Dessen E-Rechnungsverordnung für das öffentliche Auftragswesen des Bundes bestimmt in § 3 Abs. 1: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.“ Die BMF-FAQ nennt diese Pflicht in Frage 4a und verweist auf den 27.11.2020. Für Berlin gilt dagegen die Aussage der Senatsverwaltung: „können“ statt „müssen“. Wer Aussagen zur E-Rechnungspflicht gegenüber Behörden liest, sollte daher prüfen, ob Bundes- oder Landesrecht gemeint ist.

Leitweg-ID Berlin: Vergabe, Beschaffung und Pflichtangaben

Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse der empfangenden Stelle. Laut FAQ der Senatsverwaltung für Finanzen dient sie der Adressierung, ist nach der Berliner E-Rechnungsverordnung eine verpflichtende Angabe und steht im XRechnung-Datensatz im Pflichtfeld BT-10 „Buyer Reference“. Vergeben wird sie im Land Berlin von der Senatsverwaltung für Finanzen. Ein zentrales Verzeichnis gibt es nicht; ein Auftraggeber kann mehrere Leitweg-IDs haben, und sie können sich ändern.

Als Betreiber benötigen Sie keine eigene Leitweg-ID, erforderlich ist nur die des Auftraggebers. Sie wird laut FAQ „im Zuge der Bestellung bzw. Auftragserteilung“ mitgeteilt. Fehlt sie in Vertrag oder Bescheid, fragen Sie beim Auftraggeber nach, denn ein Nachschlagen in einem zentralen Verzeichnis ist nicht möglich.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen braucht es dagegen grundsätzlich keine Leitweg-ID; sie ist laut BMF-FAQ nur bei E-Rechnungen an Behörden erforderlich (Frage 6). Ein fehlender Wert in BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, so das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 in Rn. 35a. Nach Berliner Recht gehört die Leitweg-ID trotzdem zu den Mindestangaben. Neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen verlangt § 5 ERechV:

• die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, vergeben durch die Senatsverwaltung für Finanzen,
• die Bankverbindung des Rechnungsstellers,
• die Zahlungsbedingungen (laut FAQ alternativ ein Fälligkeitsdatum),
• eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers,
• zusätzlich Bestellnummer und Lieferantennummer, wenn sie bei der Beauftragung übermittelt wurden.

Für Tagessatz-Rechnungen heißt das praktisch: Die Leitweg-ID gehört in den Stammsatz des Empfängers und wird von dort in jede Rechnung übernommen, statt je Rechnung neu erfasst zu werden; ändert sie sich, ist der Stammsatz zu aktualisieren. Rechnungsbegleitende Unterlagen, etwa ein Belegungsnachweis, den der Auftraggeber verlangt, lassen sich laut FAQ in den strukturierten Datensatz integrieren. Wie die taggenaue Belegung hinter dem Tagessatz sauber abgegrenzt wird, beschreibt der Beitrag zu Fehlbeleger und Tagessatz-Abrechnung.

OZG-RE: So kommt die XRechnung bei der Berliner Stelle an

Zum Empfang nutzt das Land Berlin die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), erreichbar über xrechnung-bdr.de. Behörden und sonstige öffentliche Stellen des Landes müssen E-Rechnungen nach § 3 Abs. 2 ERechV über ein Verwaltungsportal empfangen; Rechnungssteller müssen sich dafür nach § 4 Abs. 2 ERechV zuvor mit einem Nutzerkonto registrieren. Die Registrierung ist laut FAQ einmalig, Registrierung und Nutzung sind kostenfrei. Eingereicht wird über einen von vier Kanälen: manuelle Weberfassung, Upload, E-Mail mit XRechnung im Anhang oder Peppol.

Drei Punkte sind für den Betrieb wichtig:

1. Zugang. Als zugegangen gilt die E-Rechnung laut FAQ, sobald sie den Status „bereitgestellt“ hat, also bei der OZG-RE eingegangen ist, die technische Prüfung bestanden hat und zur Abholung bereitsteht. Den Bearbeitungsstatus zeigt die OZG-RE an; nach der Abholung durch den Empfänger steht dort „abgeholt“.
2. Prüfung. Die OZG-RE prüft technisch unter anderem Gesamtgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, führt eine Virenprüfung durch und kontrolliert das Vorliegen aller Pflichtangaben. Eine E-Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, muss der Empfänger nach § 4 Abs. 4 ERechV ablehnen.
3. Rückfragen. Über die Plattform findet laut FAQ keine Kommunikation statt; Rückfragen laufen telefonisch oder schriftlich, weshalb Kontaktdaten in der E-Rechnung erforderlich sind.

Nicht jede Stelle ist über die OZG-RE erreichbar. Empfänger außerhalb der Behörden nach § 3 Abs. 2 ERechV, etwa landesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, dürfen nach § 3 Abs. 3 ERechV andere elektronische Verfahren nutzen; den Zugangsweg müssen sie dem Rechnungssteller nach § 4 Abs. 3 ERechV mitteilen. Klären Sie den Eingangsweg deshalb je Auftraggeber schriftlich, bevor Sie die erste E-Rechnung versenden.

Stufe 2 ab 01.01.2027: Was das Umsatzsteuerrecht verlangt

Unabhängig vom Berliner Recht hat der Bundesgesetzgeber die E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz verankert. § 14 Abs. 1 UStG definiert sie als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Als E-Rechnung auszustellen ist sie nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, sofern beide im Inland ansässig sind. Voraussetzung ist zudem, dass der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (Nr. 2), verlangt der Gesetzestext eine Rechnung, nennt die elektronische Form aber nicht; auch die BMF-FAQ hält dort eine sonstige Rechnung für ausreichend (Frage 4).

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum (BMF-FAQ, Frage 2):

• Bis 31.12.2026: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden (Nr. 1).
• Stufe 2, ab 01.01.2027: Für Umsätze des Jahres 2027 gilt diese Erleichterung nur, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (Nr. 2). Wer darüber lag, muss für Umsätze ab 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen, soweit die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG besteht. Für per EDI übermittelte Rechnungen erlaubt Nr. 3 für Umsätze des Jahres 2027 weiterhin, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format.
• Stufe 3, ab 01.01.2028: Für Umsätze ab diesem Datum sieht die Vorschrift keine Erleichterung mehr vor (§ 27 Abs. 38 UStG).

Was das für Tagessatz-Rechnungen bedeutet, hängt von zwei Vorfragen ab, die dieser Beitrag bewusst offen lässt: Ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei, und handelt die Berliner Stelle als Unternehmer oder nicht? Nach der BMF-FAQ fallen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen zur E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmer handelt (Frage 4a). Für viele steuerfreie Umsätze, nämlich solche nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, ist die Rechnungsausstellung umsatzsteuerlich „regelmäßig freiwillig“ (Frage 4). In diesen Konstellationen folgt aus Stufe 2 also keine umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht.

Gemischte Rechnungen sind ein Sonderfall. Unterliegen nur Teile der Abrechnung der Pflicht, etwa weil sie teils steuerpflichtig und teils nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, gilt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 auch dann. Ob eine solche Konstellation vorliegt, gehört ebenfalls in die steuerliche Beratung.

Aufbewahrung: acht Jahre und das XML-Original

Ob Sie zur E-Rechnung verpflichtet sind oder freiwillig elektronisch abrechnen: Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum echt, unversehrt und lesbar bleiben. Eine im Kalenderjahr 2027 ausgestellte Rechnung ist danach bis zum 31.12.2035 aufzubewahren. Die Norm lässt § 147 Abs. 3 AO ausdrücklich unberührt; nach dessen Satz 5 läuft die Frist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für Steuern läuft, für die die Unterlagen von Bedeutung sind (§ 147 AO).

Bei E-Rechnungen ist laut BMF-FAQ (Frage 13) zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Die Senatsverwaltung für Finanzen formuliert es für Berlin so: „Der Datensatz in Form einer XML-Datei stellt das aufbewahrungspflichtige Original dar.“ Eine daraus erzeugte Ansicht ersetzt das Original nicht.

Checkliste für Betreiber und was HOMES abdeckt

Sieben Schritte helfen, die drei Regelkreise sauber zu trennen:

1. Vertrag, Leistungsvereinbarung und Bescheid auf Vorgaben zu Rechnungsform und Übermittlungsweg prüfen.
2. Leitweg-ID je Auftraggeber beschaffen, im Empfängerstammsatz pflegen und bei Änderungen aktualisieren.
3. Bei elektronischer Abrechnung ein OZG-RE-Nutzerkonto einrichten und den Eingangsweg der jeweiligen Stelle bestätigen lassen.
4. Die steuerliche Einordnung der Tagessätze (Steuerbefreiung, Empfänger als Unternehmer oder nicht) mit der Steuerberatung klären und dokumentieren.
5. Bei Leistungen an andere Unternehmer den Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 19 Abs. 2 UStG) gegen die Grenze von 800.000 € prüfen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
6. Den Empfang sicherstellen: Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt (BMF-FAQ, Frage 12).
7. Das Archiv einrichten: XML-Original, acht Jahre, mit Nachweis der Unversehrtheit (§ 14b Abs. 1 UStG).

Was HOMES dazu abbildet und was nicht

Im Produkt vorhanden sind:

• HOMES führt die Leitweg-ID als Stammdatenfeld pro Kunde. Beim Kundentyp „Öffentlicher Auftraggeber“ ist sie Pflichtfeld und wird formal auf Zeichensatz und Länge geprüft; die Prüfziffer wird nicht nachgerechnet.
• Beim Erzeugen der XRechnung schreibt HOMES die Leitweg-ID in das Feld BT-10. Ist beim Kunden zusätzlich eine Käuferreferenz hinterlegt, geht diese in BT-10 vor; bei Berliner Auftraggebern muss dort die Leitweg-ID stehen.
• Vor der Rechnungsfreigabe wird die XRechnung validiert (Schema- und Schematron-Prüfung, darunter die Regel, dass BT-10 belegt sein muss); bei Fehlern wird die Freigabe blockiert.
• Die fertige XRechnung lässt sich als XML herunterladen oder per E-Mail-Anhang versenden.
• Die Steuerkategorie führt HOMES je Rechnungsposition, einschließlich „steuerbefreit“ mit Pflicht-Begründung; welche Kategorie gilt, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest.

Nicht Teil des heutigen Umfangs ist die Direktübermittlung an ZRE, OZG-RE oder Peppol; laut Produktseite ist sie „in Entwicklung“. Bis dahin erfolgt die Übermittlung per Download oder E-Mail-Anhang; ob dieser Weg für die jeweilige Berliner Stelle genügt oder die Einreichung über die OZG-RE nötig ist, klären Sie vorab beim Auftraggeber. Die Tagessatz-Positionen (Belegungstage mal Tagessatz) entstehen in der Tagessatz-Abrechnung und werden von dort in die XRechnung übernommen. Den Berliner Rahmen mit GStU und Belegungsmeldung beschreibt die Seite zur GStU-Software für Berlin.

Fazit

Für Tagessatz-Rechnungen an Berliner Stellen gilt: Die Auftraggeber müssen E-Rechnungen annehmen, die Betreiber müssen sie laut Senatsverwaltung für Finanzen nicht stellen (FAQ). Wer elektronisch abrechnet, hält XRechnung, Mindestangaben, Leitweg-ID und OZG-RE ein. Die Stufe 2 ab 01.01.2027 betrifft Leistungen an Unternehmer und ist bei steuerfreien Umsätzen oder Empfängern ohne Unternehmereigenschaft regelmäßig nicht einschlägig (§ 27 Abs. 38 UStG, BMF-FAQ). Die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren besteht unabhängig davon, ob eine E-Rechnungspflicht besteht.