GStU-Betreibendenportal: Zugang, Rollen und Meldungen

Kurzantwort: Was ist das GStU-Betreibendenportal und wie erhalten Betreibende Zugang?

Das Betreibendenportal ist der Zugang von Unterkunftsbetreibenden zum IT-Fachverfahren GStU des Landes Berlin. Grundlage für die Aufnahme einer Unterkunft ist ein Betreibendenvertrag (für „GStU light“ gelten andere Voraussetzungen); für die Zugriffserteilung nennt die Senatsverwaltung ein elektronisches Zertifikat (künftig Zweifaktorauthentifizierung) und die Teilnahme an einer kostenlosen Einführungsschulung als Voraussetzung (berlin.de, „Unterkunftsbetreibende“). Im Portal melden Betreibende Einzüge, tägliche Anwesenheiten und Auszüge sowie Schadens- und Reinigungsmeldungen (Rollenhandbuch Betreibende, Version 3.4.0).

Der Beitrag beschreibt Einordnung, Zugang, Rollen und Meldefristen auf Grundlage der verlinkten Primärquellen, abgerufen am 03.10.2026 (Quellenliste am Ende). Hintergründe liefern die Beiträge GStU-Umsetzungsgesetz: Fristen und Pflichten für Betreiber und Was ist das GStU?; zu den Meldungen an das LFU (vormals LAF) siehe LAF-Belegungsmeldung.

Wo das Betreibendenportal im GStU-Gefüge steht

Die Gesamtstädtische Steuerung der Unterbringung (GStU) ist das Berliner Reformprojekt, das das „bisher strukturell und qualitativ heterogene System der Wohnungslosenunterbringung in Berlin“ vereinheitlichen soll; die rechtlichen Grundlagen schafft ein eigenes Gesetz (berlin.de, GStU-Hauptseite). Mit dem IT-Fachverfahren GStU wird ein „gesamtstädtisches Belegungs- und Abrechnungssystem“ geschaffen, über das berlinweit nach GStU-Unterkünften gesucht, Personen bedarfsgerecht zugewiesen und die Unterbringung „auf den Tag genau“ abgerechnet werden kann (berlin.de, Grundelemente der GStU). Die Belegung führen das LFU (vormals LAF) und die Fachstellen Soziale Wohnhilfen der Bezirke durch; im Verfahren heißen sie „zuweisende Stellen“.

Betreibende sind laut Rollenhandbuch „als verwaltungsexterne Beteiligte an das FV GStU angeschlossen“ (Kap. 1.1, S. 4). Im Ankunftszentrum des LFU in Tegel ist das Fachverfahren seit Februar 2025 im Einsatz, und derzeit wird die GStU „nach und nach in ganz Berlin eingeführt“ (berlin.de, Grundelemente der GStU). Alle Betreibenden vertragsgebundener Unterkünfte sowie einige bezirkliche Unterkünfte nutzen das Fachverfahren, um die Anwesenheiten der untergebrachten Personen zu melden (berlin.de). Einen Stichtag, ab dem jede Unterkunft das Portal nutzen muss, nennen die geprüften berlin.de-Seiten und das Rollenhandbuch nicht.

Zugang zum Portal: Vertrag, Administrator, Zertifikat, Schulung

Aus den Quellen ergibt sich der folgende Weg; die Reihenfolge ist eine Zusammenstellung dieses Beitrags.

Die Seite der Senatsverwaltung spricht von Beantragung und Installation des Zertifikats, das Rollenhandbuch von dessen Bereitstellung durch den Administrator; bei wem das Zertifikat beantragt wird, nennen beide Quellen nicht. Näheres beschreiben die Unterlagen des ISBJ Trägerservice.

Administratorzugang beim ISBJ Trägerservice

Für „GStU light“ nennt berlin.de die Registrierung beim ISBJ Trägerservice ausdrücklich (siehe unten). Der ISBJ Trägerservice (Integrierte Software Berliner Jugendhilfe) der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie führt unter „Die ISBJ-Portale“ auch ein „ISBJ-GStU-Portal“ auf (Übersicht der ISBJ-Portale). Seine Unterlagen beschreiben den Ablauf so:

• Im Antrag auf Erstellung eines Administratorenzugangs ist das „ISBJ GStU-Portal“ (Gesamtstädtische Unterbringung) wählbar; der Vordruck ist maschinell auszufüllen, rechtsverbindlich zu unterschreiben und per Post zu senden. Ein Antrag auf Ausstellung eines Zertifikats kann laut Seite „ISBJ-Zugang“ nur mit dem Antragsformular gestellt werden (Antrag, Stand September 2025; ISBJ-Zugang).
• Nach der Beantragung erhält der Administrator eine E-Mail und einen Brief mit Zugangsdaten; neue Träger lassen sich in der telefonischen Sprechstunde des Trägerservice freischalten, bevor sie das Portal verwenden können (Anleitung für Administratoren, Version 1.0, S. 3).
• Der Administrator kann nicht direkt in den Portalanwendungen arbeiten; er legt im Self-Service Portalbenutzerkonten an und vergibt Rechte je Portalanwendung. Je nach beantragten Berechtigungen gibt es dafür unter anderem den Reiter „GStU-Portal“, und Rechte lassen sich für den gesamten Träger oder für einzelne Einrichtungen erteilen (Anleitung, S. 3 bis 6).
• Mit der Einführung des Trägerportals 2.0 wird die Anmeldung über Client-Zertifikate durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Bestätigungscode per E-Mail ersetzt (Anleitung zur Anmeldung, Version 1.0 vom 26.08.2025). Für das Betreibendenportal nennt berlin.de das Zertifikat als Voraussetzung und die Zweifaktorauthentifizierung als künftige Ablösung.

Die Adresse des GStU-Portals veröffentlicht der Trägerservice auf seiner Übersichtsseite: gstu-portal.gstu.itdz-berlin.de. Die Quellen sprechen vom „Betreibendenportal“ (Senatsverwaltung) und vom „ISBJ-GStU-Portal“ (Trägerservice) und setzen beide Bezeichnungen nicht ausdrücklich gleich; die Seite „GStU light“ verweist für das Betreibendenportal jedoch auf den Trägerservice.

Rollen und Rechte im Portal

Als Empfängerin belegungsrelevanter Schäden nennt die Seite „Unterkunftsbetreibende“ die Serviceeinheit GStU, das Rollenhandbuch das Unterkunftsmanagement; ob beide Bezeichnungen dieselbe Stelle meinen, sagen die Quellen nicht. Nach den rechtlichen Hinweisen im Antragsformular besteht die Verpflichtung des Trägers, die Anwendung der Befugnisse regelmäßig zu überprüfen und bei Missbrauch oder Missbrauchsgefahr die Gültigkeit jedes Administratorenzugangs sofort durch schriftliche Meldung an die ausgebende Stelle zu beenden (Antrag, Anlage 1).

Meldungen und Fristen im Überblick

Eine der Hauptaufgaben im Betreibendenportal ist es, den Anwesenheitsstatus der zugewiesenen Personen digital zu erfassen; der gemeldete Status bildet die Grundlage für die zukünftige digitale Abrechnung der Unterbringung mit den zuweisenden Behörden (Rollenhandbuch, Kap. 3, S. 11). Die Tabelle fasst die Meldungen mit den Regeln der Handbuchversion 3.4.0 zusammen.

Einzug: die 11-Uhr-Regel

Erscheint die zugewiesene Person erst am folgenden Werktag nach 11 Uhr, „ist ein Einzug nicht mehr möglich“; erforderlich ist dann „eine neue, tagesaktuelle Zuweisung durch die zuweisende Stelle“. Eine als „Abwesend“ gespeicherte Einzugsmeldung führt zum Erlöschen der Zuweisung und zur Freigabe des Platzes (Handbuch, Kap. 3.2.1, S. 16). Das Handbuch spricht einmal vom „Zuweisungstag“ (S. 12), einmal vom „Einzugstag“ (S. 16) und definiert den Begriff „Werktag“ nicht. Empfehlung: Zweifelsfälle, etwa bei Einzügen vor Wochenenden und Feiertagen, vorab mit der zuweisenden Stelle klären.

Notfallunterbringung

Erscheint eine Person mit Unterbringungsbedarf außerhalb der Öffnungszeiten der zuweisenden Stellen beim Betreibenden, muss dieser über das Fachverfahren einen Antrag auf Notfallunterbringung stellen (Änderungsübersicht zu Version 3.4.0, S. 2). Die Unterbringung ist für bis zu maximal fünf Kalendertage vorgesehen und soll „nur im äußersten Notfall“ erfolgen, „wenn im Vorfeld Notfallplätze vereinbart wurden oder aber auf Initiative der zuständigen Behörde“; eine Kostenübernahme erfolgt nur, wenn die zuständige Behörde die Notfallunterbringung im Nachgang genehmigt, und Personen mit gültiger Zuweisung für eine andere Unterkunft dürfen nicht untergebracht werden.

Was Version 4.0.3 ändert

Die Änderungsübersicht 8 beschreibt vier Änderungen in Version 4.0.3. Das auf der Seite „Unterkunftsbetreibende“ verlinkte Rollenhandbuch trägt weiterhin die Version 3.4.0. Eine Änderung der Fristen für Einzug und Anwesenheit nennt die Übersicht nicht.

• Die Belegungsübersicht, bislang in der Beta-Version, wurde überarbeitet: Platzkarten zeigen den Status (Verfügbar, Belegt, Gesperrt, Nicht nutzbar, Zusatzplatz, Reserviert) und bei belegten Plätzen das Enddatum der Zuweisung.
• Im Antrag auf Notfallunterbringung lassen sich Kinderbetten und Zusatzplätze wählen; reservierte Plätze führt das Fachverfahren als „Reserviert“ statt „Nicht belegbar“, und bei einer Ablehnung erscheinen Login und Behörde der ablehnenden Person.
• Auch für die Buchung eines Kinderplatzes erhält der Betreibende eine E-Mail-Bestätigung.
• Filterung, Suche, Sortierung und besuchte Seite der Listenansichten werden in der Nutzersession gespeichert.

GStU light in den Bezirken: Registrierung beim ISBJ Trägerservice

Ziel der GStU ist laut Senatsverwaltung „die komplette Umstellung auf eine vertragliche Bindung von Unterkünften“; weil das nicht sofort gelingt, führen die Senatsverwaltung für Soziales und die Fachstellen Soziale Wohnhilfen der Bezirke das Fachverfahren unter dem Zusatz „light“ als Zwischenschritt auch für vertragsfreie Unterkünfte ein (berlin.de, „GStU light in den Bezirken“). Nach einem Beschluss der Amtsleitungen Soziales der Bezirke gelten berlinweit gültige Mindeststandards, Betreibende reichen ihre Kostenkalkulation ein, und die Belegung über das Fachverfahren soll ab Ende 2025 beginnen.

Ob und in welchem Umfang die Fristen des Rollenhandbuchs für „GStU light“ gelten, beschreiben die geprüften Seiten nicht ausdrücklich.

Was gesetzlich geregelt ist und was nicht

Das Gesetz zur Umsetzung der gesamtstädtischen Steuerung der Unterbringung vom 1. April 2026 ist seit dem 16.04.2026 in Kraft (GVBl. Nr. 11 vom 15.04.2026, S. 154 ff.; berlin.de). Für die Datenverarbeitung enthält es in § 5 des Errichtungsgesetzes (Art. 2 Nr. 5, GVBl. S. 155) unter anderem diese Regeln:

• Das LFU und die zuweisenden Stellen dürfen zur Verwaltung, zum Betrieb und zur Abrechnung von Aufnahmeeinrichtungen (für Asylbewerberinnen und Asylbewerber sowie unerlaubt eingereiste Ausländerinnen und Ausländer im Sinne von § 15a AufenthG) und von Gemeinschaftsunterkünften für wohnungslose Personen sowie zur Zuweisung von Unterkunftsplätzen personenbezogene Daten der dort untergebrachten Personen erheben, erfassen, speichern und verwenden, darunter Belegungsdaten mit „Einzugs- und Auszugsdatum, tägliche Anwesenheit“ (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8, GVBl. S. 155).
• Sie dürfen den mit der Unterbringung und Betreuung beauftragten Dritten Daten übermitteln, soweit dies zu deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist; die Dritten dürfen die Daten nur für diesen Zweck verarbeiten und müssen sie geheim halten (§ 5 Abs. 3 Satz 1 bis 3, GVBl. S. 155). Mit dem Betrieb von Unterkünften kann das LFU „Dritte“ beauftragen (am Ende von § 2, GVBl. S. 155).
• Die Dritten „dürfen Belegungsdaten“ an das LFU und die zuweisenden Stellen „übermitteln“ (§ 5 Abs. 3 Satz 7, GVBl. S. 155).
• Die gespeicherten Daten sind spätestens sechs Jahre nach dem Auszugsdatum zu löschen; die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letztmalige Unterbringung beendet worden ist (§ 5 Abs. 4, GVBl. S. 155).

Der Gesetzestext (GVBl. S. 154 bis 157) enthält weder Meldefristen noch Uhrzeiten noch eine Regelung zum Betreibendenportal oder zum Zertifikat; das Wort „Betreibende“ kommt nicht vor. Die Aufnahme einer Unterkunft in das Fachverfahren setzt nach berlin.de einen Betreibendenvertrag voraus (für „GStU light“ gelten andere Voraussetzungen), die Abläufe im Portal beschreibt das Rollenhandbuch. Betreibende sollten deshalb zusätzlich ihren Vertrag und die zugehörigen Leistungsbeschreibungen auf abweichende oder ergänzende Vorgaben prüfen.

Checkliste für Betreiber und was HOMES abdeckt

Die folgenden Schritte sind Empfehlungen dieses Beitrags, abgeleitet aus den genannten Quellen:

1. Betreibendenvertrag und Leistungsbeschreibung auf Meldeanforderungen prüfen; der Vertrag ist die Grundlage der Aufnahme (berlin.de).
2. Administrator und Vertretung benennen, den Antrag auf Administratorenzugang (Antrag) vorbereiten, Zertifikat und Einführungsschulung früh einplanen und die Selbstlernmodule vorab durcharbeiten (berlin.de).
3. Abläufe auf die 11-Uhr-Regel ausrichten: Zuweisung und Einzug möglichst am selben Tag in der Anwesenheitsmeldung erfassen (Handbuch, S. 12).
4. Die tägliche Anwesenheitsmeldung mit Vertretung organisieren und die Kontaktdaten des Ansprechpartners aktuell halten: Die Buchungsbestätigung geht als E-Mail an die hinterlegten Kontaktdaten des Ansprechpartners des Trägers (Änderungsübersicht 4.0.3, S. 6).
5. Schäden und Reinigungen zeitnah melden, denn mit dem Speichern der Reinigungsmeldung wird die Platzsperrung sofort aktiv (Handbuch, S. 43).

Was HOMES dazu abbildet und was nicht

HOMES ersetzt das Betreibendenportal nicht und hat keine Schnittstelle dazu; die Meldungen im Portal bleiben Aufgabe der Betreibenden. HOMES hält die Betriebsdaten bereit, aus denen sich diese Meldungen erstellen lassen. Im Produkt vorhanden sind:

• Einzugs- und Auszugsdatum je Person sowie Zuweisungsdaten (zuweisende Stelle, Zuweisungsdatum, Verlängerung bis).
• Tägliche Anwesenheitserfassung mit den Status anwesend, abwesend und unbekannt, Abwesenheitsgrund und geplanter Rückkehr, für Einrichtungen des Typs „GStU-Unterkunft / Wohnheim“.
• Zimmerwechsel mit Datum und Grund sowie das Sperren von Zimmern.
• Belegungsbericht als PDF und als CSV-Tabelle (Bereich „Erweiterte Berichte“, ab Tarif Professional) sowie Anwesenheitsnachweis als PDF und als Excel-Datei.

Mehr zum Berliner Rahmen steht auf den Seiten GStU-Software für Berlin und LFU-Belegungsmeldung; zur tagesgenauen Belegung siehe Belegungsmanagement-Software, zum Einsatz in Gemeinschaftsunterkünften Software für Gemeinschaftsunterkünfte.

Fazit

Für vertragsgebundene Unterkünfte setzt der Zugang zum Betreibendenportal einen Betreibendenvertrag, ein Zertifikat (künftig Zweifaktorauthentifizierung), eine Einführungsschulung und einen Administrator des Trägers voraus; für „GStU light“ nennt berlin.de die Registrierung beim ISBJ Trägerservice (Unterkunftsbetreibende; Handbuch, Kap. 1.2, S. 4; GStU light). Zentrale Fristen betreffen den Einzug bis 11 Uhr des folgenden Werktags (Handbuch, Kap. 3.1) und die tägliche Anwesenheitsmeldung, die bis zu fünf Tage rückwirkend nachgeholt werden kann (Kap. 3.2.3).

Quellen (abgerufen am 03.10.2026)

• Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (berlin.de): Unterkunftsbetreibende, GStU light in den Bezirken, GStU-Hauptseite, Grundelemente der GStU, Gesetz zur Umsetzung der gesamtstädtischen Steuerung der Unterbringung
• Dokumente: Rollenhandbuch Betreibende, Version 3.4.0 (Stand 07.07.2026, 54 Seiten), Änderungsübersicht 3.4.0, Änderungsübersicht 4.0.3, Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin Nr. 11 vom 15.04.2026 (S. 154 bis 157)
• ISBJ Trägerservice: Übersicht der ISBJ-Portale, ISBJ-Zugang, Antrag auf Administratorenzugang, Anleitung für Administratoren, Anleitung zur Anmeldung; Selbstlernmodule „GStU-Einführung“ und „GStU-Betreibende“